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10/09/2012 - Lettre informatique et collectivites locales
e-archivage à valeur probatoire à l'Imprimerie nationale

Impact : passer d'une procédure papier et manuelle à une démarche dématérialisée de bout en bout, sécurisée et agréée par les Archives de France.

Materiel/Logiciel : plateforme d'Arcsys Software associée à Mnesys Archives, serveurs dédiés en interne.

Budget : coût de licence et prix au volume entrant, 1 million d'euros d'investissement annuel sur le numérique depuis un an et demi.

Contact : Emmanuel Michaud, directeur de la branche Service et Confiance de l'Imprimerie nationale au 01 40 58 30 00 ou Emmanuel.michaud@imprimerienationale.fr

Des boîtes à archives au coffre-fort numérique, il y a plus qu'une évolution technique. Un changement de culture qui peut s'apparenter à une révolution. Dans le droit fil de sa tradition de confidentialité et de sécurité, l'Imprimerie nationale vient de franchir le pas. Ce partenaire des administrations et collectivités offre désormais des solutions d’authentification, de certification et de sécurisation électroniques des données. Afin de compléter ses services, la société a intégré une solution d’archivage électronique pour assurer la conservation des documents numérisés de ses clients tout en préservant leur valeur probatoire. "L'appel d'offres a été lancé à la rentrée 2011 avec une double contrainte : remplir les obligations nécessaires à l'obtention de l'agrément du SIAF (Service interministériel des Archives de France), d'une part et permettre une mise en œuvre dans des délais extrêmement courts, d'autre part.

Car ce nouveau service est lié à un important contrat avec une administration qui devrait être notifié très prochainement", explique Emmanuel Michaud, directeur de la branche Service et Confiance du groupe Imprimerie nationale. Et de fait, tout est allé très vite : procédure lancée en septembre 2011 ; un mois de délai pour les réponses à l'appel d'offres ; trois candidats sérieux en lice ; premiers déploiements effectifs en mars et agrément SIAF décroché par arrêté du 1er juin 2012, pour les trois prochaines années. La plateforme répond notamment à un cahier des charges impliquant quatorze conditions de sécurité différentes, depuis la création de l’archive jusqu’à la présentation possible à titre de preuve.

Reponse intelligente

L'Imprimerie nationale a retenu la solution d’archivage à valeur probatoire d'Arcsys Software, développée (en Java et en C) à Toulouse. "Une entreprise reconnue, dont les fonctionnalités sont solides et utilisées déjà par plusieurs de nos clients. En outre, elle a répondu avec Naoned, éditeur de Mnesys, déjà conforme aux critères d'agrément du SIAF. C'était donc une réponse très intelligente", justifie Emmanuel Michaud. "Nous nous sommes associés à Naoned Systèmes car nous n'avions pas toutes les briques logicielles pour répondre à la totalité des demandes de l'Imprimerie nationale. Il nous manquait notamment toute la partie gestion physique des archives que prend en charge leur logiciel Mnesys", précise Dominique Lhopital, directeur général d'Arcsys Software. Concrètement, le document entre dans le système soit sous forme déjà numérisée, soit encore sur papier. Dans ce cas, l'Imprimerie dispose d'un atelier automatisé de numérisation. Celle-ci peut également se faire directement dans les locaux de l'administration. "Un point fort de la solution est la gestion de la valeur probante. Quand une archive rentre, elle est horodatée et son intégrité est vérifiée. L'autre point fort est de pouvoir gérer des très fortes volumétries : de l'ordre de 400 000 documents par jour, et de plusieurs milliers de services versants (départements, préfectures, mairies, entreprises publiques ou privées)", reprend le directeur général d'Arcsys Software. Il faut alors cloisonner les différents clients pour gérer la confidentialité, les droits à consulter ou à verser des archives. Du point de vue de la consultation, des index (métadonnées) sont créés au moment de l'archivage pour faciliter la recherche des documents (date, nom du département…), au plus près des applications métiers. "Un administrateur aide à déterminer ces métadonnées mais nous recherchons à mettre en place une automatisation maximale", ajoute Dominique Lhopital.